Quy trình nghiệp vụ

Phân hệ Ngân quỹ quản lý tình hình thu/chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp, giúp kế toán hạn chế ghi nhận sai và chi âm tiền. Hỗ trợ kiểm soát những hóa đơn bán hàng/ hóa đơn mua hàng chưa thanh toán hoặc đã thanh toán một phần

Quy trình

TM_2218

Các luồng quy trình

· Lập chứng từ Thu tiền mặt. Chi tiết nghiệp vụ Thu tiền mặt

· Lập chứng từ Chi tiền mặt. Chi tiết nghiệp vụ Chi tiền mặt

· Kiểm kê tiền mặt. Chi tiết nghiệp vụ Kiểm kê tiền mặt

Thu tiền mặt

Xem video hướng dẫn

Thu tiền mặt

Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt từ những nguồn thu ngoài các luồng nghiệp vụ đang có như Thu tiền nhượng bán TSCĐ, Thu tiền thanh lý TSCĐ hoặc từ một nguồn thu tiền mặt khác, người dùng sử dụng tính năng Thu tiền mặt để nhập dữ liệu

Hướng dẫn trên phần mềm

Bước 1: Vào phân hệ Ngân quỹ, Chọn Tiền mặt, Chọn Thu tiền mặt (Hoặc thực hiện Tìm kiếm trực tiếp chức năng trên ô tìm kiếm chung của hệ thống), Nhấn Tạo

PT_2201

Bước 2: Khai báo các thông tin của phiếu Thu tiền mặt

  • Tại mục Lý do thu(Tab chung) : Chọn lý do tương ứng với Nghiệp vụ đang phát sinh
  • Tại mục Tổng tiền nguyên tệ (Tab chung): Nhập số tiền
  • Chọn và nhập các thông tin về: Đối tượng, Người nộp tiền, Nhân viên thu ngân, Chứng từ kèm theo và Nội dung giao dịch (Nếu có)

Bước 3: Nhấn Lưu

Sau khi Lưu lại thông tin: Hệ thống tự động hiển thị thông tin bút toán với số tiền tương ứng đã nhập

Để sửa lại dữ liệu: Người dùng nhấn nút Sửa

Bước 4: Nhấn Xác nhận: Sau khi dữ liệu đã nhập đúng và đủ. Hệ thống đưa các bút toán vào sổ và chuyển trạng thái chứng từ thành Đã vào sổ

Để sửa lại thông tin đã nhập Người dùng phải nhấn nút Hủy xác nhận

Thu tiền từ khách hàng

Mô tả nghiệp vụ

Với những giao dịch khách hàng thanh toán bằng tiền mặt cho các đơn hàng, người dùng thực hiện nghiệp vụ thu tiền từ khách hàng và nhập vào hệ thống để ghi nhận thông tin.

Xem video hướng dẫn

Hướng dẫn trên phần mềm

Bước 1: Vào phân hệ Ngân quỹ, Chọn Tiền mặt, Chọn Thu tiền từ khách hàng (Hoặc thực hiện Tìm kiếm trực tiếp chức năng trên ô tìm kiếm chung của hệ thống)

  • Tích chọn chứng từ khách hàng thanh toán tiền nợ
  • Nhấn Ghi nhận thanh toán

Bước 2: Nhập các thông tin trên màn hình Ghi nhận thanh toán

  • Tại mục Sổ nhật ký: Chọn Tiền mặt

  • Với thông tin Số tiền:

Nếu Khách hàng trả toàn bộ số tiền theo Hóa đơn: Giữ nguyên thông tin Số trả

Nếu Khách hàng chưa trả đủ số tiền theo Hóa đơn: Thực hiện Sửa thông tin Số trả theo giá trị tiền thực tế. Với Số tiền còn lại có 2 lựa chọn

  • Giữ vẫn mở: Khi đó hệ thống Ghi nhận theo đúng giá trị đã trả trong đợt đầu, và đánh dấu chưa thanh toán đủ
  • Đánh dấu đã trả đủ: Hệ thống ghi nhận theo giá trị Số trả và đánh dấu đã thanh toán đủ cho Hóa đơn

Bước 3: Nhấn Tạo Thanh toán để tạo Phiếu thu tiền mặt

  • Thông tin Phiếu thu tiền mặt được tạo với các thông tin đã chọn trên phần Ghi nhận thanh toán
  • Hệ thống tự động hạch toán và lên bút toán

  • Hệ thống Ghi nhận Thanh toán 1 phần cho các Hóa đơn chưa thanh toán đủ

Chi tiền mặt

Xem video hướng dẫn

Thanh toán tiền điện nước, tiền internet, tiền thuê mặt bằng..

Mô tả nghiệp vụ

Kế toán thực hiện tạo Phiếu chi tiền mặt cho các dịch vụ phát sinh hàng tháng như : Điện, nước,internet. mặt bằng,......

Hướng dẫn trên phần mềm

Bước 1: Vào phân hệ Ngân quỹ, Chọn Tiền mặt, Chọn Chi tiền mặt (Hoặc thực hiện Tìm kiếm trực tiếp chức năng trên ô tìm kiếm chung của hệ thống), Nhấn Tạo

TM_2208

Bước 2: Khai báo các thông tin của Chi tiền mặt

  • Tại mục Đối tượng: Chọn Khách hàng/Nhà cung cấp.
  • Tại mục Tài khoản ngân hàng đối tượng : Chọn tài khoản nhận tiền (Nếu có)
  • Tại mục Người nhận: Nhập người nhận tiền (Nếu có)
  • Tại Tổng tiền nguyên tệ: Nhập số tiền cần thanh toán
  • Tại mục Lý do chi: Thực hiện chọn Lý do chi như Chi tiền điện bằng tiền mặt, Chi tiền mua văn phòng phẩm,.... (nhấn Tìm kiếm thêm để tìm thêm Lý do chi tiền)

TM_2209

Bước 3: Nhấn Lưu

TM_2210

Bước 4: Sau khi kiểm tra thông tin đã đầy đủ và chính xác , Nhấn Xác nhận: Khi đó thông tin bút toán được Hạch toán vào sổ

TM_2211

Lưu ý:

  • Muốn chuyển trạng thái từ Hoàn thành về Nháp thì Nhấn Hủy xác nhận

TM_2212

  • Trường hợp có nhu cầu theo dõi chi phí chi tiết theo Khoản mục chi phí, Công trình, Đơn hàng, Hợp đồng...
  • Nhấn thêm cột dữ liệu ở Tab Bút toán
  • Chọn thông tin Khoản mục chi phí, Công trình, Đơn hàng, Hợp đồng... muốn theo dõi chi tiết

Thanh toán tiền lương cho nhân viên

Mô tả nghiệp vụ

Căn cứ vào bảng lương của nhân viên, Kế toán thực hiện tạo phiếu chi trả lương cho nhân viên tiền mặt hàng tháng.

Hướng dẫn trên phần mềm

Bước 1: Vào phân hệ Ngân quỹ, Chọn Tiền mặt, Chọn Chi tiền mặt (Hoặc thực hiện Tìm kiếm trực tiếp chức năng trên ô tìm kiếm chung của hệ thống), Nhấn Tạo

TM_2208

Bước 2: Khai báo các thông tin của Chi tiền mặt

  • Tại mục Lý do chi: Chọn Chi thanh toán lương cho nhân viên bằng tiền mặt.
  • Tại Tổng tiền nguyên tệ: Nhập số tiền cần thanh toán

TM_2213

Bước 3: Nhấn Lưu/ Xác nhận: Sau khi đã hoàn thành thông tin

TM_2214

Thanh toán các chi phí: BHXH, BHYT, BH thất nghiệp

Mô tả nghiệp vụ

Khi công ty phát sinh các nghiệp vụ nộp bảo hiểm cho nhân viên, thường phát sinh các hoạt động sau:

  • Căn cứ vào Bảng lương của nhân viên, nhân viên chịu trách nhiệp nộp bảo hiểm sẽ lập yêu cầu chi tiền mặt để nộp bảo hiểm.

  • Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

  • Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt

  • Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt

  • Sau khi nộp bảo hiểm xong, nhân viên đi nộp thuế sẽ giao lại cho kế toán thanh toán giấy xác nhận nộp bảo hiểm của cơ quan bảo hiểm.

Hướng dẫn trên phần mềm

Bước 1: Vào phân hệ Ngân quỹ, Chọn Tiền mặt, Chọn Chi tiền mặt (Hoặc thực hiện Tìm kiếm trực tiếp chức năng trên ô tìm kiếm chung của hệ thống), Nhấn Tạo

TM_2208

Bước 2: Khai báo các thông tin của Chi tiền mặt

  • Tại mục Lý do chi: Chọn Chi trả bảo hiểm xã hội hoặc Chi trả bảo hiểm y tế hoặc Chi trả bảo hiểm thất nghiệp
  • Tại Tổng tiền nguyên tệ: Nhập số tiền cần thanh toán

TM_2215

Bước 3: Nhấn Lưu

TM_2216

Bước 4: Nhấn Xác nhận: Ghi nhận thông tin các bút toán được Hạch toán vào Sổ

TM_2217

Lưu ý: Muốn chuyển trạng thái từ Hoàn thành về Nháp thì Nhấn Hủy xác nhận

Thanh toán cho nhà cung cấp

Mô tả nghiệp vụ

Với những giao dịch chi trả đơn hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, người dùng thực hiện nghiệp vụ Chi trả tiền cho nhà cung cấp và nhập vào hệ thống để ghi nhận thông tin

Xem video hướng dẫn

Hướng dẫn trên phần mềm

Bước 1: Tại phân hệ Ngân quỹ, Chọn Tiền mặt, Chọn Thanh toán cho nhà cung cấp (Hoặc thực hiện tìm kiếm trức tiếp chức năng trên ô tìm kiếm chung của hệ thống)

TT88_PC01

Bước 2: Tích chọn chứng từ khách hàng thanh toán tiền nợ: Nhấn Ghi nhận thanh toán

TT88_PC02

Bước 3: Trên thông tin Ghi nhận thanh toán Chọn/Nhập một số thông tin:

  • Tại mục Sổ nhật ký: Chọn Tiền mặt

  • Thực hiện chi trả số tiền đủ theo Hóa đơn hoặc chỉ chi trả một phần: Người dùng điều chỉnh thông tin tiền tại cột 'Số trả'

TT88_PC03

Bước 4: Nhấn Tạo Thanh toán để tạo Phiếu chi tiền mặt: Hệ thống tự động Tạo phiếu chi và ghi nhận thông tin thanh toán: Đã trả đủ hoặc Đã trả 1 phần

Kiểm kê tiền mặt

Mô tả nghiệp vụ

Định kỳ theo quy định hoặc khi có phát sinh yêu cầu kiểm kê quỹ từ Ban lãnh đạo công ty, sẽ phát sinh một số hoạt động sau:

  • Thành lập hội đồng kiểm kê gồm: Kế toán hoặc Giám đốc.
  • Đếm thực tế số tiền mặt tồn quỹ theo từng loại tiền về mặt số lượng và mệnh giá.
  • Đối chiếu số dư thực tế kiểm kê với sổ kế toán tiền mặt tại quỹ, nếu có sự chênh lệch thì thực hiện tìm nguyên nhân bằng cách đối chiếu sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt tìm ra những giao dịch thu, chi tiền mặt không khớp giữa 2 sổ.
  • Sau khi tìm nguyên nhân thì Giám đốc hoặc Kế toán sẽ ra quyết định xử lý.

Xem video hướng dẫn

Hướng dẫn trên phần mềm

Bước 1: Vào phân hệ Ngân quỹ, Chọn Tiền mặt, Chọn Kiểm kê tiền mặt (Hoặc thực hiện Tìm kiếm trực tiếp chức năng trên ô tìm kiếm chung của hệ thống), Nhấn Tạo**

TT88_KKQ01

Bước 2: Khai báo các thông tin Kiểm kê tiền mặt

  • Tại mục Đơn vị : Chọn Chi nhánh kiểm kê
  • Tại mục Kiểm kê đến ngày: Chọn Ngày kiểm kê
  • Tại mục Sổ nhật ký: Chọn Tiền mặt

  • Tại mục Tiền tệ: Chọn Tiền tệ kiểm kê

  • Tại Tab Kiểm kê : Thực hiện nhập số lượng từng mệnh giá còn tồn trong Quỹ

TT88_KKQ02

  • Tại Tab Thành viên tham gia: Thực hiện chọn nhân viên tham gia kiểm kê

TT88_KKQ03

Bước 3: Nhấn Xử lý chênh lệch

  • Căn cứ vào thực tế kiểm kê thừa hay thiếu, hệ thống tự động sinh ra Phiếu thu/Phiếu chi tương ứng. Cụ thể:
  • Trường hợp Số kiểm kê thực tế < Số dư trên sổ kế toán, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu chi để xử lý giá trị thừa.
  • Trường hợp Số kiểm kê thực tế > Số dư trên sổ kế toán, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu thu để xử lý giá trị thiếu.